Plnenie úloh

Úspech firmy, kto by ho nechcel. Od čoho závisí úspech firmy? Môžeme odpovedať, že sú to ľudia, produkty, služby, predaj, marketing, spôsob riadenia atď. Určite sa tu dá uviesť veľa faktorov. Venujme sa jednému a to spôsobu, ako riadime firmu. 

Aj v malej firme je veľa úloh a treba ich zvládnuť. Rovnako, ako na stavbe menšieho rodinného domu. Veľa z nás pozná ako to funguje. Ráno príde na stavbu stavbyvedúci a zadá pracovníkom úlohy. Väčšinou pre ten konkrétny deň, teda rozdá krátkodobé úlohy. Ak si pracovníci s niečím nevedia rady, tak kontaktujú stavbyvedúceho. Takto môže tím stavebníkov postaviť veľmi dobrú stavbu. Je možné takto riadiť aj malú firmu? Áno, je to možné a dokonca firma môže byť aj úspešná. Otázka znie: do kedy?

Týmto spôsobom riadenia vedieme pracovníkov ku krátkodobému premýšľaniu. Pracovníci sa pozerajú na veci bez perspektívy a po skončení jednej úlohy očakávajú zadanie ďalších úloh. Ako manažéri máme pocit, že riadenie máme pod kontrolou. Sme informovaní o detailoch a robíme rozhodnutia. Avšak s týmto riadením prichádza ruka v ruke úbytok energie. Hneď ako sme úspešnejší, tak prichádzajú ďalšie úlohy a vynakladáme ešte viac úsilia na operatívu. Je to jeden zo spôsobov riadenia a pri malej firme funguje. Tak potom prečo to meniť? Otázka skôr znie: ako dlho chceme byť úspešní? Nakoľko tento spôsob riadenia má limity! Ak riadime týmto spôsobom dlhšie obdobie, tak môžeme zabudnúť na rastovú stratégiu firmy. Jednoducho niet kapacity. Konkurencia medzitým pokročí, zmenia sa podmienky na trhu a my ťažko reagujeme. A na úspech to zrazu nestačí.

Vo väčšej firme je ešte viac úloh. Vznikajú na viacerých oddeleniach a rôznych stupňoch organizačnej štruktúry. Úlohy vznikajú aj v súvislosti s cieľmi a procesmi. Z veľkých úloh vznikajú riadené projekty. No a samozrejme, operatívne úlohy vždy boli a budú. Tak prečo sa zaoberať v už zabehnutej väčšej firme riadením úloh? Pretože nie je jedno, koľko energie minieme na riadenie a ako sa nám darí úlohy doťahovať do konca.

Úspech firmy často z veľkej miery závisí od toho, či dokážeme veci dotiahnuť do konca a či si nájdeme časovú kapacitu a energiu na strategické premýšľanie a rozhodnutia. Tak ako všetko uriadiť a dostať pod kontrolu? Odpoveďou je mať nástroj, pomocníka pri riadení a to systém riadenia úloh. Ak takýto systém máme, tak získame viac času na strategické rozhodnutia, sme vitálnejší, zvládneme viac úloh a doťahujeme ich do konca. Tento systém obsahuje to čo už často robíme, „len“ nám zjednodušuje prácu a dáva lepšiu kontrolu nad plnením úloh. 

Na čo treba myslieť, keď chceme pracovať s úlohami systematicky:

1. Správne zadajte úlohy

2. Evidujte úlohy

3. Kontrolujte a vyhodnocujte úlohy

1. Správne zadajte úlohy

Dobre a jasne zadaná úloha je základom jej správneho splnenia. Overeným spôsobom zadania úlohy je metóda SMART. Úloha musí byť špecifická, konkrétna (S). Aby sme vedeli vyhodnotiť jej plnenie, tak je vhodné, aby bola merateľná (M). Úloha má byť ambiciózna a najlepšie, ak je aj akceptovaná druhou stranou (A). Zároveň má byť realistická (R) a časovo ohraničená, termínovaná (T). Úspešnosť splnenia úloh je z veľkej miery závislá na prístupe človeka, ktorý ich plní. Preto je dobre začať zadávanie úlohy vysvetlením zmyslu, prečo je daná úloha dôležitá a čo prinesie jej splnenie. Zvýši sa tým angažovanosť pracovníka.

So zadaním úloh tiež súvisí vedenie človeka pri ich plnení. Inak vedieme pracovníka, ktorý je nový a inak toho, ktorý je dlho zapracovaný. A čo ak zadáme skúsenému pracovníkovi úplne novú úlohu, s ktorou sa ešte nestretol?  
Znovu musíme zmeniť štýl vedenia a viac sa pracovníkovi venujeme, vysvetlíme, ukážeme, koučujeme a podporíme.

Samozrejme každá úloha musí mať len jedného zodpovedného pracovníka, aby sa dala jasne vyhodnotiť.

2. Evidujte úlohy

Pri evidencii úloh je kľúčová kvalita nástroja, ktorý používate. Prostredie v takomto nástroji má byť prehľadné, aby sme všetko rýchlo našli a nič nám neuniklo. Ak zadávame rovnakú úlohu viacerým pracovníkom, tak nám umožňuje zadať rovnakú úlohu len raz, bez zbytočného opätovného zápisu rovnakej úlohy pre ďalšiu osobu. Tiež je dobré vedieť aký je zdroj zadania úlohy: porada, „customers trouble ticket“, projekt atď.

3. Kontrolujte a vyhodnocujte úlohy

Systém práce s úlohami nám pomáha získať rytmus. Dôležité je, aby sme robili pravidelnú kontrolu úloh, napr. týždennú, dvojtýždennú alebo mesačnú. Dôležité je, aby bola pravidelná. Ak je úloh veľa, tak odporúčame kumulovať termíny úloh, aby sme kontrolovali plnenie viacerých úloh naraz.

Pravidelná kontrola úloh a kvalitné prostredie systému nám dávajú možnosť sledovať výkonnosť a zaťaženie jednotlivých zamestnancov. Odporúčame spraviť „závierku“ úloh, napr. mesačne. Tak ako v účtovníctve. Inšpiráciou môže byť tiež myšlienka: firma si zamestnanca najíma, aby jej dodal určitý výkon. Efektivita a výsledok jeho výkonu sa prejaví práve v „závierke“.

Ak máte pocit, že práve v týchto oblastiach potrebujete získať nové vedomosti či zručnosti, tak navštívte náš rozvojový program „Management University“. Získate množstvo užitočných rád a tipov, ktoré Vám pomôžu dostať plnenie úloh viac pod kontrolu.

Ak si spomínate na nedávny článok „Manažment bez obalu, alebo akí ľudia vo firme pracujú“, tak systém riadenia úloh podnecuje výkonnosť „minimalistov“. A čo so „samohybkami“, neubije ich tento systém? „Samohybky“ tieto úlohy aj tak plnia a aby mali motiváciu, tak vždy k nim môžeme zmeniť prístup, aj keď systém ostane len jeden.

Presne takýto systém poskytuje softvérová aplikácia MBE (Model Business Excellence), ktorú sme vyvinuli na základe našich skúsenosti s riadením firiem. Ak sa chcete dozvedieť viac o tomto nástroji, kontaktujte nás.

Ak chcete lepšie pochopiť ako môže manažér vlastnou organizáciou práce ovplyvniť organizáciu práce svojich podriadených, siahnite po ďalšom vydaní newslettera, v ktorom sa dočítate viac. Budúca téma je: Organizácia práce zamestnancov závisí od organizácie práce manažéra.